В регистрационной форме могут быть указаны основные правила пользования отелем и внутреннего распорядка в нем (в частности требования противопожарной безопасности). Подпись клиента подтверждает достоверность сообщаемых им сведений, свидетельствует о том, что он ознакомлен с правилами проживания, которые обязуется соблюдать, а также с действующими расценками на услуги размещения и делает заказ на обслуживание.
Формы гостевых карточек различают по странам. Для унификации положения и сопоставимости информации по предприятиям размещения на международном уровне ВТО составила типовой образец формуляра.
Исходные сведения из гостевой карточки переносят в Книгу регистрации прибытий и дублируют в Книге загрузки номерного фонда.
В первой книге делают записи о заездах и выбытиях гостей, движении посетителей.
Во второй показывают пропускную способность средств размещения, состав номерного фонда и его использование.
Накапливаемая в книгах информация позволяет определить количество прибытий, среднюю продолжительность использования средств размещения, а также загрузку номеров. В крупных отелях, оснащенных компьютерными системами, используют специальные программы для выполнения первичных учетных операций и последующей обработки материала. Для полноты и достоверности картины статистическое наблюдение должно: вестись круглый год, не ограничиваясь "высоким" туристским сезоном; охватывать всех гостей, останавливающихся в отеле или ином средстве размещения.
Книги регистрации прибытий и загрузки номеров служат основой для заполнения соответствующей формы статистической отчетности. Она представляет собой таблицу, в которой содержится характеристика самого средства размещения (тип, категория, количество мест, число занятых работников и т.д.), отражаются ежедневные прибытия и выбытия клиентов в разрезе стран постоянного их проживания, а в итоговой части загрузка номеров и количество заездов за месяц. На обратной стороне формы даны подробная инструкция по ее заполнению и гарантии органа статистики о конфиденциальности информации
